Zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens.

1. Wie verantwoordelijk is

ACT Vooruit, geleid door Milan Rem in regio Nijmegen, is verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die via de website en de toekomstige coaching worden verwerkt. ACT Vooruit is nog in voorbereiding en nog niet officieel gestart.

Voor vragen over privacy kun je mailen naar milan.rem@gmail.com.

2. Welke persoonsgegevens worden verwerkt

Intake- en coachgegevens kunnen informatie bevatten over mentale of lichamelijke gezondheid. Zulke informatie vraagt extra zorgvuldigheid en wordt pas verwerkt als daar een geldige basis en veilige inrichting voor bestaan.

3. Waarom gegevens worden gebruikt

• reageren op een vraag;
• plannen en uitvoeren van een kennismaking;
• beoordelen of coaching passend is;
• voorbereiden en uitvoeren van een coachingsovereenkomst;
• communiceren over afspraken;
• voeren van de noodzakelijke financiële administratie;
• beveiligen en technisch laten functioneren van de website;
• voldoen aan wettelijke verplichtingen.

4. Juridische grondslagen

Bij een kennismaking of intake kan verwerking nodig zijn om op jouw verzoek stappen te nemen voordat een overeenkomst wordt gesloten. Tijdens coaching kan verwerking nodig zijn voor de uitvoering van de coachingsovereenkomst. Voor facturen en de financiële administratie geldt een wettelijke verplichting.

Een beperkt gerechtvaardigd belang kan gelden voor noodzakelijke beveiliging en technische logging. Wanneer bijzondere persoonsgegevens, zoals gezondheidsgegevens, worden verwerkt en geen andere geldige uitzondering geldt, wordt vooraf om uitdrukkelijke toestemming gevraagd. Toestemming is niet de standaardgrondslag voor alle verwerking.

5. Bijzondere persoonsgegevens

Het algemene contactformulier en de boekingspagina zijn niet bedoeld voor medische dossiers, diagnoses, informatie over medicatie of uitgebreide gezondheidsinformatie. Deel daar alleen een korte, praktische vraag.

Als een toekomstige intake informatie over gezondheid kan bevatten, wordt daarvoor afzonderlijk, duidelijk en uitdrukkelijk toestemming gevraagd. Je kunt die toestemming weer intrekken. Dat heeft geen terugwerkende kracht. ACT Vooruit verzamelt nooit meer dan nodig is voor de concrete coachvraag.

6. Met wie gegevens worden gedeeld

Technische dienstverleners kunnen gegevens verwerken voor hun afgesproken taak. In de huidige code en website zijn de volgende partijen aangetroffen:

Er is geen boekhoudsoftware, videodienst, dossieropslag, analyticsdienst of externe formulierprovider in de repository aangetroffen. Als een webhook of andere dienst later wordt ingeschakeld, wordt deze verklaring eerst bijgewerkt. Voor de start wordt ook gecontroleerd welke verwerkersovereenkomst of passende gegevensbeschermingsovereenkomst nodig is.

7. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Vercel, Cal.com en Google kunnen persoonsgegevens buiten de EER verwerken. Vercel publiceert hiervoor onder meer een Data Processing Addendum met afspraken over internationale doorgifte. Cal.com en Google publiceren eigen privacy- en gegevensbeschermingsinformatie.

Welke waarborg precies geldt, kan afhangen van de gekozen dienst, het account en de instellingen. Voor de officiële start moet dit per leverancier worden gecontroleerd, bijvoorbeeld op een adequaatheidsbesluit of modelcontractbepalingen. ACT Vooruit beweert daarom niet dat alle gegevens alleen in Europa blijven.

8. Bewaartermijnen

• Losse contactvragen van mensen die geen cliënt worden: maximaal zes maanden na de laatste inhoudelijke afhandeling.
• Boekings- en kennismakingsgegevens: maximaal zes maanden na het laatste contact als je niet verdergaat.
• Intakegegevens en coachnotities: maximaal twee jaar na het einde van het coachtraject, tenzij eerder verwijderen passend is of langer bewaren juridisch nodig is.
• Facturen en fiscale basisadministratie: zeven jaar.
• Technische beveiligingslogs: zo kort mogelijk en volgens de actieve instellingen van de leverancier.

9. Jouw privacyrechten

Je kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking van verwerking of overdraagbaarheid wanneer dat van toepassing is. Je kunt bezwaar maken en een gegeven toestemming intrekken. Een verzoek kun je per e-mail indienen. ACT Vooruit reageert in beginsel binnen één maand.

Verwijdering is niet altijd mogelijk als een wettelijke bewaarplicht geldt. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Beveiliging

ACT Vooruit bereidt passende maatregelen voor, zoals beperkte toegang, sterke wachtwoorden en waar mogelijk multifactorauthenticatie, beveiligde apparaten, versleutelde verbindingen, regelmatige updates, zorgvuldige keuze van dienstverleners en back-ups waar nodig. Beveiliging wordt voor de start van de praktijk verder ingericht en gecontroleerd.

11. Cookies en analytics

In de repository is geen analytics-, advertentie- of marketingtracking aangetroffen. De website gebruikt wel technische hostingfuncties van Vercel. De externe Cal.com-agenda wordt pas geladen nadat je op de knop voor beschikbare momenten klikt. Vanaf dat moment kan Cal.com technische gegevens verwerken en eigen cookies of vergelijkbare technieken gebruiken.

Op basis van de huidige website is daarom geen grote cookiebanner toegevoegd. Als later niet-functionele analytics of marketingcookies worden toegevoegd, worden die pas geladen na geldige toestemming en wordt deze verklaring aangepast.

12. Wijzigingen en contact

Deze conceptprivacyverklaring kan veranderen wanneer de werkwijze, leveranciers of gebruikte systemen veranderen. De datum bovenaan laat zien wanneer de tekst voor het laatst is bijgewerkt.

Heb je een privacyvraag? Mail dan naar milan.rem@gmail.com. Voor een algemene vraag kun je ook naar de contactpagina.